茨城県内で「かつや」「サーティワンアイスクリーム」「不二家」「まいどおおきに食堂」などをフランチャイズで経営しています。スタッフは飲食店なので出入りが多いですが、全店舗合わせて大体165人くらいです。アサインさんとのお付き合いは元々、弊社社長とアサインの佐川代表とが友人関係にあり、定期サポートという形で普段のパソコン操作やトラブル解決などをしてもらったことがはじまりです。弊社の社長は結構パソコンが好きで、パソコンに詳しい相談役ができて助かっていました。最初の頃はまだアサインさんのシステムは導入していなかったのですが、Excelで給与計算ソフトに近いものを作ってくれるなど、アサインさんには色々助けてもらっていました。

店舗では紙のタイムカードに機械で打刻して勤怠管理をしていたのですが、ある店舗の機械が壊れてしまったんです。当時は1台30万円ほどしたので、他の店舗も順繰りに買い替えることになったら全部で200万円もかかってしまう。そこでアサインさんに「勤怠管理システムを作ってくれないか」と相談したんです。それでアサインさんには「いいシステムを探してきてご提案します」と言ってもらったのですが、大手から出ているシステムは色々な機能やオプションで結局高くなってしまうし、給与という大事な情報なのでやっぱり信頼できるアサインさんのシステムが良かった。そしたら佐川代表が「じゃあ作りましょう」と、勤怠管理システムを作ってくれることになりました。

以前は紙に打刻したものを全部、「この人は何時から何時」って手でExcelに入力していたんです。入力したものに間違いがないかダブルチェックも必要でした。そのExcelは以前アサインさんが給与計算用に作ってくれたものでとても助かっていたのですが、店舗が増え従業員も増えてくると入力の時間がかさみ、本当に大変でした。

そして勤怠管理システムを入れたところ、従業員は出退勤時に自分のバーコードをスキャンするだけで、パソコン画面には集計後の数字がポンッと出てきました。「あの大変だった時間ってなんだったの！」ってちょっと信じられないくらいでした。アサインさんに作ってもらった勤怠管理システムは至ってシンプルに「出退勤時間を集計して、給与計算に流れる」というものなんですが、本当に手間が省けてとても助かりました。

このシステムを使うと、一人ひとりが1か月に何時間働いたかとか、お店全体でどうだったとか、そういった予算の把握がしやすいので店舗運営によく活用しています。データを見られる従業員の権限も設定できるので、今は各店長が各店舗のデータを見られるようにして、私たちが店舗に行ってそこのパソコンで管理画面を開き、その場で会議ができて便利ですね。そのデータを見ると、例えば組んだ予算に対して現時点でどのくらい使っているとか、予定と大幅に違っているなどの問題を発見できるので、経営上とても大事な作業となっています。こういうデータってゴチャゴチャしていると頭に入りにくいと思うのですが、アサインさんのシステムは画面がシンプルなので、女性の店長たちも嫌悪感を抱かずに数字としっかり向き合うことができます。

あとこれで助かることは、人手不足で忙しい店長たちの手間を抑えられることですね。店舗によっては店長会で定期的に数字報告をしてもらうのですが、このシステムで集計された数字を書類に入れるだけなので、事前準備の効率化ができています。

アサインさんは、まるで会社のコンサルタントさんのように色々な悩みを親身に聞いてくれて、もしかしたら専門外かなと思うことまで対応してくださるんです。最近も、新型コロナの雇用調整助成金の申請に困っていたところ、その場でシステムを連携させて計算表を作ってくれて、何とか申請にこぎつけることができました。「これは一時的なことだからシステム自体に手を加えるようなお金をかけなくてもいいですよ」って言ってくれて。なんというか、私たちが使っているのはパソコンっていう固いハードなものなんですけど、そのなかにはアサインさんの柔らかさ、人の心を感じるような。そういう「思い」がいつも伝わってくるんですよね。

やはり相談のしやすさですね。もし今、パソコンとかシステムが苦手でこれからもアナログでやっていくしかないなと思っている企業の方がいたら、アサインさんは機器のサポートからシステムの使い方、それに「もっとこうしたい」という話も何でも相談にのってくれるのでお勧めです。ちょっとでも作業の効率化を目指したいという方には、アサインさんはとても心強いと思います。

そういう弊社も頻繁に相談に乗ってもらっています。昔から比べて産休や育休が増えたり、飲食店特有の従業員の出入りが多かったりと、そういうシステムの修正が必要になるたびに対応してもらっています。他にも本部のパソコンやプリンター、複合機、監視カメラまで全部やってもらっているんですよ。本当にアサインさん無しには弊社は成り立ちません。対応してもらった後に趣味の話をするのも楽しいですし、これからも楽しく末永く、どうぞよろしくお願いいたします。