ここは保護者の事情でおうちで生活できなくなった子ども達と、生活を一緒にしていく児童養護施設です。3つの建物に約30名の子ども達が暮らしています。アサインさんとは施設が始まった平成16年から、15年以上のお付き合いになります。きっかけは、アサインさんが作った児童養護施設専用の「育成記録システム」を使っていた施設から紹介された形だったと思います。私達の法人は保育園も運営しているのですが、日誌が手書きで時間がかかり家で書くこともよくあって、この児童養護施設を立ち上げるに当たり、アサインさんのシステムを導入するメリットがあると感じて取引が始まりました。

毎日の子どもの変化やその対応を共有する上で役立っています。例えば「朝ごはんを食べなかった」「思い悩んでいるようだ」など職員が気付いたことを記入すると、それを他の職員が把握して、その子どもの安心に繋がる関わりができます。手書きだと面倒で端折ってしまうような、ちょっとしたエピソードを入力できるのがいいですね。また、紙のファイルだと誰かが持ち出していると読めませんが、このシステムなら複数の職員が同時に閲覧できます。施設を運営する上で、この「共有」がすごく役立つんです。

あとは10年前の情報なんかでも、検索するとパッと確認できますので、退所した子の通院歴を調べるなどのアフターケアなどもしやすいです。1年に1回の監査の時にも便利ですし、日誌は月次の報告書としても出力できて便利です。

これを使うと時間短縮になるので、その分ゆとりをもって子ども達に向き合うことができ、とてもメリットが大きいシステムです。シンプルなので使い方を覚えるのに時間を費やす必要もないし、パソコンがそんなに得意じゃない職員でも使いやすいです。

このシステムは宿直者を登録できる人数が決まっているのですが、その人数では足りないので追加をしてもらいました。あと最近「スタンダード版」から「ユニット版」にバージョンアップしたんですが、こちらは担当職員以外は閲覧できても記入ができない仕様だったんです。ですがこの施設運営では子ども達について気付いたことなどを誰でも記入する必要があるので、その入力者数の制限を外そうかと話し合っているところです。

こんな風に私達の運用に合わせて何でも相談できるので、いつも遠慮なくわがまま言わせてもらっています。定期サポート契約を結んでいるので、ちょっとしたシステムの保守やトラブル対応はその都度していただけています。

パソコン周りのことは何でも相談させてもらっています。例えばインターネット環境なんですが、有線からWi-Fiに切り替えるとき、ここの建物は平屋で広さがあるのでWi-Fiの飛ばし方を工夫してもらいました。また、子ども達と職員のネットワークが同じだと個人情報などのリスクが高いので相談したところ、ネットワークを分けてもらったのでは今では安心して使っています。あと最近便利になったのは、離れた建物にいる職員でもファイルを共有できるようになったことですね。クラウドで共有する方法だとセキュリティが心配で、それを相談したら「サーバーの中に共有ファイルを作ってみんなで見られるようにしましょう」と。間違って誰かがデータを消してもバックアップを残せるようにもしてもらいました。

私達が「可能な限りでいいので」と相談すると、すぐに動いて、何でも細かいことまでやっていただけます。我々素人ではできないことを構築してもらえて、この施設を運用するには本当に必要な会社さんです。なくてはならないシステムと、いつもわがままを聞いてくれるスタッフの方々にいつも支えてもらってるなと思っています。対応する内容によって別のスタッフの方が来るのですが、みんな優しくて安心します。他の会社さんはお付き合いがないので分かりませんが、私達はアサインさんをずっと信頼してきたので、これからも末永くお付き合いいただきたいです。